- Brancheforeningen
Guide til en god kaffeaftale
Det bedste samarbejde starter med en god aftale
Hvad kunne du tænke dig
at læse om?
Er du ansvarlig for at indkøbe en ny kaffeløsning til din virksomhed?
Hvad er principperne for fair kaffeaftale?
Aftalen skal skabe klarhed om fem centrale områder:
- Anskaffelse og ejerskab
- Service og
- vedligeholdelse
- Produkter, priser og totaløkonomi
- Opsigelse, ophør og handlemuligheder
Det skal I være særligt opmærksomme på
Hvor er det nemt at blive snydt, og hvad skal I som virksomhed kræve, inden en ny aftale underskrives?
1. Anskaffelse af maskinen
Det skal tydeligt fremgå, om maskinen købes, lejes, leases eller indgår i en samlet kop-pris-løsning.
Tjek derfor:
- Maskinens pris og finansieringsgrundlag
- Hvem ejer maskinen?
- Levering og installation
- Er der etableringsgebyrer?
- Vilkår for service og garanti
- Er der omkostninger, når aftalen udløber og maskinen skal afhentes?
- Kan aftalen opsiges før tid, og hvis ja – hvad koster det?
HUSK – Begreber som køb, leje og leasing bør bruges korrekt. Hvis en aftale reelt er finansiel leasing eller en finansieringsaftale, bør den ikke beskrives som almindelig leje.
2. Service i aftaleperioden
Serviceaftalen skal være beskrevet, så I nemt kan gennemskue, præcis hvad aftalen inkluderer – og hvad der ikke er med i aftalen – samt hvilke omkostninger der kan opstå i aftaleperioden.
- Er serviceaftalen obligatorisk?
- Kan den opsiges uafhængigt af maskinaftalen?
- Hvilke servicebesøg, reparationer, reservedele, arbejdsløn og responstider er inkluderet?
- Hvilke ydelser faktureres særskilt?
- Hvilke gebyrer og omkostninger gælder ved oprettelse, drift og eventuelt ophør?
3. Produktkøb, koppriser og all-in-aftaler
Hvis aftalen indeholder krav om køb af kaffe, te, mælk, kakao, filtre, rengøringsmidler eller andre produkter, skal det tydeligt fremgå.
Indgår I en kopprisaftale, skal det tydeligt fremgå, præcis hvad kopprisen dækker – herunder maskine, service, produkter, minimum antal kopper pr. måned, software, finansiering og øvrige ydelser.
Da kopprisaftaler ofte afregnes helt eller delvist via køb af kaffe og andre produkter + et fast antal kopper pr. måned, er det vigtigt at være opmærksom på, at aftalen tydeligt angiver aftalens præcise indhold og volumen.
Det giver jer det bedste økonomiske helhedsbillede og overblik og gør det nemt at sammenligne tilbud.
4. Opsigelse, ophør og handlemuligheder
I skal fra aftalens start kunne se, hvordan aftalen afsluttes og opsiges, hvad der sker ved udløb, og hvilke økonomiske eller praktiske konsekvenser der er ved ophør.
Derfor skal det være nemt at gennemskue:
- Bindingsperiode
- Opsigelsesvarsel
- Automatisk forlængelse
- Eventuelle merudgift ved tidlig opsigelse
- Hvem der ejer maskinen ved ophør
- Kan I købe udstyr, når aftalen ophører?
- Eventuelle omkostninger til afmontering, afhentning, returnering og evt. istandsættelse
- Hvordan service- og produktforpligtelser ophører
Køb, leje eller leasing?
Køb
Ved køb betaler virksomheden for kaffemaskinen og bliver som udgangspunkt ejer af udstyret. Det giver fuld råderet over maskinen, men virksomheden har også ansvaret for den efter de gældende garanti- og servicevilkår. Tilbuddet bør tydeligt angive maskinens pris, leverings- og installationsomkostninger, eventuelle etableringsgebyrer samt hvilke service- og garantiydelser der er inkluderet – både ved levering og efter garantiperiodens udløb.
Leje
Ved leje betaler virksomheden for retten til at anvende kaffemaskinen i en aftalt periode, mens ejerskabet forbliver hos leverandøren eller en tredjepart. Lejeaftalen bør tydeligt beskrive, hvad der er inkluderet i den løbende betaling. Det gælder eksempelvis service, reparationer, reservedele, installation, forsikring, flytning samt afhentning af maskinen, når aftalen ophører.
Leasing
Ved leasing finansieres kaffemaskinen typisk gennem et leasingselskab. Det bør fremgå klart, hvilken leasingform der anvendes, hvem virksomheden indgår aftale med, hvem der ejer maskinen i leasingperioden, og om der indgås en særskilt aftale med et leasingselskab. Derudover bør alle økonomiske forpligtelser være beskrevet, herunder leasingydelser, bindingsperiode, eventuelle restværdier samt mulighederne ved aftalens udløb.
Leasing kræver særlig opmærksomhed
Læs altid leasingaftalen grundigt. Undersøg blandt andet, hvem* aftalen indgås med, hvor lang bindingsperioden er, hvad den samlede betaling bliver, og hvilke muligheder og omkostninger der er ved at komme ud af aftalen før tid.
* Ofte er der flere akøterer/virksomheder involveret i en leasingaftale.
Aftalens totaløkonomi skal være nem at overskue
Vær særligt opmærksom ved:
- Leasing- og kopprisaftaler
- All-in-aftaler
- Aftaler med restværdi og minimumskøb
Refinansiering eller videreførelse af tidligere aftaler
Gennemsigtighed i økonomien
Et tilbud bør give et retvisende billede af den samlede økonomi gennem hele aftaleperioden. Det betyder, at både de løbende og afsluttende omkostninger skal fremgå tydeligt.
Som minimum bør tilbuddet oplyse:
Den samlede pris i hele aftaleperioden
Maskinens pris eller finansieringsgrundlag
Løbende betalinger, renter og gebyrer
Etablerings-, leverings- og installationsomkostninger
Eventuelle faktura-, miljø- eller administrationsgebyrer
Om og hvis der er omkostninger ved aftalens udløb, afhentning eller førtidig opsigelse
Den billigste månedlige ydelse er ikke altid den billigste aftale
Hvis aftalen indeholder en restværdi, slutbetaling eller købsforpligtelse, bør dette fremgå tydeligt allerede ved tilbudsgivningen. Virksomheden bør kende de samlede økonomiske konsekvenser, inden aftalen indgås.
Ved brugt udstyr bør værdiansættelsen være rimelig og kunne begrundes. Hvis økonomiske forpligtelser fra en tidligere aftale videreføres eller refinansieres, bør dette fremgå særskilt og være let at identificere.
Når du sammenligner tilbud, bør du altid spørge efter den samlede totalomkostning i hele aftaleperioden. Det giver det bedste grundlag for at sammenligne forskellige finansieringsformer og undgå uventede omkostninger senere i aftalens forløb.
Smagen skal også med i beslutningen
En god kaffeaftale handler ikke kun om økonomi og vilkår. Kaffen skal naturligvis også passe til virksomheden og dem, der skal drikke den.
BKT’s guide til kaffesmagning hjælper jer med at gennemføre en struktureret smagning, så kaffe og løsning kan vurderes på et ensartet og sammenligneligt grundlag.
Tjek aftalen, før I skriver under
Brug BKT’s tjekliste, når I indhenter og sammenligner tilbud.
Her får du de vigtigste spørgsmål, der er vigtige at stille om maskine, økonomi, service, produkter, binding og ophør, så forskellige løsninger bliver lettere at sammenligne.
